Privacy Policy

Agent vocal IA de Hairqut

Dernière mise à jour : 27 octobre 2026. Entreprise : Technologies Hairqut S.E.N.C. (NEQ 3378156445), qui exploite Hairqut.

1. En bref

Quand vous appelez Hairqut, ou quand Hairqut vous appelle au sujet d'une réservation, vous parlez à un agent d'intelligence artificielle (IA) nommé « Hairqut ». Il le dit au début de chaque appel. La conversation est transcrite en texte. L'audio n'est pas enregistré. La transcription sert seulement à gérer votre réservation. Elle est traitée par nos fournisseurs hors du Québec (États-Unis, Europe ou Singapour). Vous ne donnez jamais de numéro de carte bancaire au téléphone : les paiements se font uniquement en ligne, par Stripe.

2. Qui est responsable

Responsable de la protection des renseignements personnels : confidentialite@hairqut.com.

3. À quoi sert l'agent vocal

L'agent vocal :

• appelle les clients pour confirmer qu'une demande de réservation a été reçue, puis qu'elle est confirmée ;
• appelle les coiffeuses et coiffeurs (les « pros ») pour leur demander s'ils acceptent une demande de réservation ;
• répond aux appels au numéro de Hairqut : état d'une réservation, demande de changement d'heure, message pour l'équipe.

L'agent ne fait pas d'appels de vente et n'appelle pas les personnes qui ont demandé de ne plus être appelées. Il appelle en semaine de 9 h à 20 h et la fin de semaine de 10 h à 18 h.

4. Renseignements recueillis pendant un appel

Ce que nous ne recueillons pas par téléphone : aucun enregistrement audio n'est conservé ; aucun numéro de carte de paiement ; aucune information sur la santé. Si vous mentionnez spontanément une information sensible (par exemple de santé), elle peut se retrouver dans la transcription ; elle n'est pas utilisée et elle est supprimée avec la transcription (section 8). Votre voix est traitée en temps réel pour comprendre ce que vous dites, mais elle n'est pas utilisée pour vous identifier (aucune « empreinte vocale »).

5. Pourquoi nous les recueillons

Uniquement pour :

1. confirmer, organiser et suivre votre réservation (ou, pour un pro, enregistrer votre réponse à une demande) ;
2. répondre à vos questions et transmettre vos demandes à l'équipe (changement d'heure, remboursement, plainte : ces demandes sont toujours traitées par une personne) ;
3. respecter votre demande de ne plus être appelé ;
4. vérifier, en cas de désaccord, ce qui a été dit et convenu ;
5. assurer la sécurité du service et prévenir la fraude.

Hairqut n'utilise pas les transcriptions pour la publicité, pour établir un profil de vous ou pour entraîner des modèles d'IA.

En nous parlant après avoir entendu l'avis du début d'appel, vous consentez à ce que ces renseignements soient utilisés pour ces fins (art. 8.3 de la Loi). Vous pouvez à tout moment choisir une autre façon de communiquer avec nous (section 10).

6. Qui y a accès et à qui nous les communiquons

Au sein de Hairqut : le responsable de la protection des renseignements personnels et les personnes chargées du service à la clientèle et de l'assignation des réservations. Un pro reçoit seulement ce qu'il faut pour faire le service (prénom, adresse, service, heure), jamais les transcriptions.

Fournisseurs (« mandataires ») qui traitent les renseignements pour notre compte, selon un contrat écrit qui leur interdit de les utiliser à d'autres fins :

Nous ne vendons pas vos renseignements.

7. Communication à l'extérieur du Québec

Vos renseignements d'appel sont traités hors du Québec (États-Unis, Europe ou Singapour) : aux États-Unis par ElevenLabs et Twilio, et le modèle de langage utilisé par ElevenLabs peut les traiter aux États-Unis, en Europe ou à Singapour. Avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec, Hairqut réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige l'article 17 de la Loi, et conclut une entente écrite avec chaque fournisseur. Les lois de ces pays ne sont pas les mêmes que celles du Québec ; par exemple, des autorités étrangères peuvent, dans certains cas, exiger l'accès à des données détenues chez elles. Pour réduire ce risque, nous limitons les renseignements envoyés, nous ne conservons pas l'audio et nous supprimons les transcriptions après une courte période.

8. Combien de temps nous les gardons

À la fin de ces durées, les renseignements sont détruits ou anonymisés (art. 23 de la Loi).

9. Agent IA et décisions automatisées

L'agent vocal est une IA ; il se présente comme tel au début de chaque appel. Il ne prend aucune décision à votre sujet de façon entièrement automatisée. Il transmet ce que vous dites : par exemple, quand un pro dit « j'accepte » ou « je refuse », l'agent répète la réponse, demande confirmation et l'enregistre ; la décision est celle du pro. Les remboursements, litiges et exceptions sont toujours décidés par une personne.

Si un jour une décision vous concernant est prise uniquement par un traitement automatisé, nous vous en informerons au plus tard au moment de vous communiquer la décision. Sur demande, nous vous dirons quels renseignements ont été utilisés, les principales raisons et les principaux facteurs de la décision, et vous pourrez faire corriger ces renseignements et présenter vos observations à une personne de Hairqut qui pourra réviser la décision (art. 12.1).

10. Vos droits et vos choix

• Ne pas parler à l'IA. Vous pouvez dire à l'agent que vous préférez un suivi par écrit, ou nous écrire à support@hairqut.com. Votre réservation n'en sera pas affectée.
• Ne plus être appelé. Dites « ne m'appelez plus » pendant un appel, ou écrivez-nous. C'est noté immédiatement.
• Accès. Vous pouvez demander une copie des renseignements que nous détenons sur vous, y compris une transcription d'appel tant qu'elle existe, et la recevoir dans un format courant.
• Rectification. Vous pouvez faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication, sous réserve des obligations légales (par exemple, les dossiers fiscaux).
• Plainte. Écrivez au responsable (section 2). Nous accusons réception dans les 5 jours ouvrables et répondons par écrit dans les 30 jours. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Pour exercer un droit, écrivez au responsable (section 2). Nous répondons par écrit dans un délai maximal de 30 jours. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité.

11. Sécurité

Accès aux données limité aux personnes qui en ont besoin, authentification forte pour les comptes d'administration, chiffrement des communications, numéros de téléphone conservés sous forme chiffrée dans nos tables, aucun audio conservé, suppression automatique des transcriptions, et fournisseurs certifiés (ElevenLabs : ISO 27001 et SOC 2).

12. Modifications

Si cette section change, nous publierons la nouvelle version sur cette page avec sa date, et nous l'annoncerons par un avis sur le site (art. 8.2).

Hairqut's AI voice agent

Last updated: October 27, 2026. Business: Hairqut Technologies G.P. (NEQ 3378156445), operator of Hairqut. The French version above is the reference text.

1. In short

When you call Hairqut, or Hairqut calls you about a booking, you are speaking with an artificial intelligence (AI) agent named "Hairqut". It says so at the start of every call. The conversation is transcribed to text. The audio is not recorded. The transcript is used only to manage your booking. It is processed by our providers outside Québec (United States, Europe or Singapore). You never give a card number over the phone: payments are made online only, through Stripe.

2. Who is responsible

Privacy officer: confidentialite@hairqut.com.

3. What the voice agent does

• Calls clients to confirm that a booking request was received, then that it is confirmed.
• Calls hair professionals ("pros") to ask whether they accept a booking request.
• Answers calls to Hairqut's number: booking status, a request to change the time, a message for the team.

The agent makes no sales calls and does not call people who asked not to be called. It calls on weekdays from 9 a.m. to 8 p.m. and on weekends from 10 a.m. to 6 p.m.

4. Information collected during a call

What we don't collect by phone: no audio recording is kept; no payment card number; no health information. If you mention sensitive information (such as health) on your own, it may end up in the transcript; it is not used and is deleted with the transcript (section 8). Your voice is processed in real time to understand what you say, but it is not used to identify you (no "voiceprint").

5. Why we collect it

1. To confirm, organize and follow up on your booking (or, for a pro, to record your answer to a request).
2. To answer your questions and pass your requests to the team (time changes, refunds, complaints: these are always handled by a person).
3. To respect your request not to be called.
4. To check, in a disagreement, what was said and agreed.
5. To keep the service secure and prevent fraud.

Hairqut does not use transcripts for advertising, to build a profile of you, or to train AI models.

By speaking with us after hearing the notice at the start of the call, you consent to this information being used for these purposes (s.8.3 of the Act). You can choose another way to reach us at any time (section 10).

6. Who has access and who we share it with

Within Hairqut: the person in charge of personal information and the people who handle customer service and booking assignment. A pro receives only what the service needs (first name, address, service, time), never transcripts.

Providers that process the information on our behalf, under a written contract that forbids any other use:

We do not sell your information.

7. Transfers outside Québec

Your call information is processed outside Québec (United States, Europe or Singapore): in the United States by ElevenLabs and Twilio, and the language model used by ElevenLabs may process it in the United States, Europe or Singapore. Before any personal information is communicated outside Québec, Hairqut carries out a privacy impact assessment, as s.17 of the Act requires, and signs a written agreement with each provider. Those countries' laws differ from Québec's; for example, foreign authorities may in some cases demand access to data held there. To reduce this risk, we limit what is sent, keep no audio, and delete transcripts after a short period.

8. How long we keep it

At the end of these periods, the information is destroyed or anonymized (s.23 of the Act).

9. AI agent and automated decisions

The voice agent is an AI and introduces itself as one at the start of every call. It makes no decision about you by fully automated means. It passes on what you say: for example, when a pro says "I accept" or "I decline", the agent repeats the answer, asks for confirmation and records it; the decision is the pro's. Refunds, disputes and exceptions are always decided by a person.

If a decision about you is ever made solely by automated processing, we will tell you no later than when we communicate the decision. On request, we will tell you what information was used, the main reasons and factors behind the decision, and you can have that information corrected and submit your observations to a person at Hairqut who can review the decision (s.12.1).

10. Your rights and choices

• Don't talk to the AI. Tell the agent you prefer a written follow-up, or write to support@hairqut.com. Your booking is not affected.
• Stop calls. Say "don't call me" during a call, or write to us. It is recorded right away.
• Access. You can ask for a copy of the information we hold about you, including a call transcript while it exists, in a common format.
• Correction. You can have inaccurate, incomplete or ambiguous information corrected.
• Withdrawing consent. You can withdraw consent to a use or a disclosure, subject to legal obligations (for example, tax records).
• Complaints. Write to the person in charge (section 2). We acknowledge within 5 business days and answer in writing within 30 days. You can also contact Québec's Commission d'accès à l'information (cai.gouv.qc.ca).

To exercise a right, write to the person in charge (section 2). We answer in writing within 30 days at most. We may ask you to confirm your identity.

11. Security

Data access limited to the people who need it, strong authentication for administration accounts, encrypted communications, phone numbers stored in hashed form in our tables, no audio kept, automatic deletion of transcripts, and certified providers (ElevenLabs: ISO 27001 and SOC 2).

12. Changes

If this section changes, we will publish the new version on this page with its date and announce it with a notice on the site (s.8.2).